FutureFit als organisatie: wat bedoelen we daarmee ?

Burn-outs, stress, haperende motivatie, dalende productiviteit… Als het brandt, dan moet er EERSTt geblust worden. Dat spreekt voor zich.  Wij  richten tegelijkertijd onze aandacht op duurzaam, wendbaar en slagkrachtig zijn en blijven, kortom ‘Future Fit’.  Daarvoor is het belangrijk dat organisaties  eerst een diepgaand inzicht krijgen in de grondoorzaken, om daarna de juiste ‘duurzame’ acties te kunnen ondernemen.

Samen met het Instituut voor Duurzaam Werken

‘Future Fit als organisatie’ is het doel van dit traject. Sinds vorig jaar werken Sabine en Ingrid samen met Lut Van Mossevelde van het Instituut voor Duurzaam Werken. Zij ontwikkelde de Connection 4 Balance-analysetool, een uitstekend hulpmiddel om zowel het welzijn van je medewerkers als dat van je organisatie te monitoren. Het is een wetenschappelijk onderbouwd meetinstrument dat we steevast gebruiken om  klanten te helpen bij het in kaart brengen van de gezondheid en de veerkracht van een organisatie.

Welzijn van bedrijf en medewerkers: meten is weten !

“We laten de medewerkers een organisatie altijd eerst de Connection 4 Balance-vragenlijst invullen” vertelt Ingrid Larik inKMO Insider “Iedereen, dat is de ideale vertreksituatie en een basisvoorwaarde om een totaaloverzicht te hebben. Dat levert ons heel wat informatie op over de gezondheid van het bedrijf én de bedrijfscultuur:

  • Is er veel ziekteverzuim?
  • Ervaren medewerkers  een hoge werkdruk?
  • is  de communicatie transparant of loopt ze eerder stroef ?
  • Nemen leidinggevenden hun voorbeeldrol op ?
  • Zijn de doelen helder?
  • Werken de structuren mee?
  • Beschikken medewerkers over de juiste middelen om hun job uit te oefenen

Let wel, dit is geen vrijblijvende oefening en dus is het mandaat van de bedrijfsleiding om hieraan de gepaste maatregelen te koppelen echt wel een randvoorwaarde.”

Belangrijk om weten:

  • de individuele resultaten blijven van de individuele deelnemers. Ze worden NIET gedeeld.   Alleen de medewerkers  beslissen om het bespreekbaar te maken met hun teamverantwoordelijke, HR manager of zaakvoerder bv.   Of met ons als externe consultant.
  • De teamresultaten worden wél gedeeld.  Elk antwoord blijft anoniem zodat iedereen het vrijuit kan invullen.  De ervaring leert dat als 7 tot 8 mensen het invullen, het moeilijk uit te vissen is wie wat antwoordde.

Bijkomende troef !  De Connection4Balance scan voldoet ook aan de Wet op de Psyche-Sociale Risico’s – twee vliegen in één klap.

Workshop voor leiders: van pijnpunten naar verbetertrajecten

Fase 1

Na de 1ste analyse van alle antwoorden (teamresultaten en organisatiebreed), zetten we stap 2, nl.  het opleiden van een aantal interne transitiecoaches die samen met de bedrijfsleiding het ‘transitieteam of projecttteam’ vormen.  Wij leren hen de resultaten interpreteren en om in een co-creatie workshop per team met de resultaten aan de slag te gaan.  Concreet wil dat zeggen dat we hier bottom-up de medewerkers actief betrekken in het proces en hen niet alleen de thema die ertoe doen laten mee bepalen maar hen ook responsabiliseren om zelf met oplossingen op de proppen te komen.

Nadat we alle input van de teams verzameld hebben, bundelen we de inzichten én aanbevelingen in één rapport dat we als start zien  van een strategieworkshop met de bedrijfsleiding;  we zoomen we in op de pluspunten én de pijnpunten. Wat energie geeft en wat energie kost.

Wat onze aanpak anders dan die van anderen maakt, is dat we dit  organisatiebreed opentrekken en zowel top-down als bottom-up werken.  Om ideeën, suggesties en vragen van alle medewerkers te sprokkelen.   Voor de co-creatieworkshops zetten we bv. de Open Space-methodologie in of Dialoogtafels.  Interactief.   We durven tussendoor  met het team – of als er individuele coachings gewenst zijn – ook even naar buiten,  de natuur in als dat kan..

In de strategische workshop met de bedrijfsleiding gebruiken we bv.  een creatieve werkvorm zoals 3D mappen,  om de perspectieven open te breken en te komen tot een meer doorleefde en  gedragen visie.  We toetsen daarbij af met het raamwerk van de “6 batterijen van verandering” (Vlerick) en ons 2BeFutureFit “Businessmodelcanvas  voor duurzaam leven en werken”.   Actiepunten zetten we uit op basis van het 3-horizonsmodel: een roadmap:. Wat behouden we ?  Wat laten we los ?  Wat hebben we nog te leren of te ontwikkelen ?

Na dit traject “Werkbaar Werk” heb je als organisatie een belangrijke  1ste stap gezet op weg naar  een duurzaam HRM beleid waar medewerkers méér betrokken zijn én meer verantwoordelijk opnemen. En dat levert, zoals studies uitwijzen, ook nog eens meer productiviteit op.

Fase 2

In fase 2 start het daadwerkelijk implementeren van de actiepunten. Het is het transitie-of projectteam dat hiermee aan de slag gaat samen met bedrijfsleiding (al of niet met een stuurgroep ertussen als dat nodig is). Misschien eerst werken aan leiderschap? Of een dialoog- en feedbackcultuur? Of de klantenprocessen herbekijken? Overleg anders beginnen organiseren? Medewerkers heroriënteren en jobcraften?

De focus zal steeds liggen op het welzijn van de teams en de medewerkers, het zo duurzaam mogelijk werken en organiseren op het niveau waar dit het beste past. Voor ons betekent dat zoveel mogelijk verantwoordelijkheid op teamniveau leggen.  Met duidelijke teamdoelstellingen die gealigneerd zijn met die van de organisatie én waar de koppeling wordt gemaakt naar de individuele doelstellingen en de ontwikkelgesprekken.  We willen dit immers duurzaam verankerd zien in de cultuur van de organisatie.

Het achterliggende doel is om organisaties zelflerend te maken, waardoor ze zelf kunnen bijsturen. Eens de implementatie op volle gang is, fungeren mijn collega’s en ik vooral als klankbord en zorgen we voor supervisie en coaching om het verandertraject op koers te houden. Reken daarbij in totaal op een periode van 1 tot 2 jaar.

Werkbaarheidscheques tot einde 2020

Zie website  werkbaarheidscheques.

Daardoor is Future Fit worden als organisatie zeker ook voor kmo’s weggelegd.  Tot 60% tussenkomst door de overheid (ESF) met een maximum budget van 10.000 EUR.

Allicht wordt het systeem verlengd in 2021 maar als je de tijd hebt en dit een mooie aangelegenheid vindt, grijp  de gelegenheid om een positieve wending aan de crisis te geven, voor jezelf en je medewerkers.

En in deze #Coronatijden kan de opstart – de vragenlijst, intake met directie, opstart transitieteam, opleiding – helemaal online.  

Neem contact met ons op als je wil uitgroeien tot een zelflerende, Future Fit-organisatie: Sabine Lebrocquy en Ingrid Larik adviseren, faciliteren, coachen en geven de nodige kennis en werkvormen door tijdens het FutureFit-traject.